एक्सेल में डाटाबेस कैसे बनाएं??

एक्सेल में डाटाबेस कैसे बनाएं??

क्या आप एक्सेल में डाटाबेस कैसे बनाएं?? को विस्तार से जानना चाहते है तो इस लेख को अंत तक जरूर पढ़े आज के इस आर्टिकल में हम MS-EXCEL से जुड़े सभी पहलुओं को विस्तार से जानेंगे। एमए-एक्सेल मूलत: एक स्प्रेडशीट पैकेज है और उसी रूप में उसका उपयोग किया जाना उचित होगा। किन्तु हम कुछ सीमा तक एक्सेल में एक डाटाबेस बनाकर उसमें की जाने वाली अधिकांश क्रियाएँ करके लाभ उठा सकते है। ऐसा करने इसलिए सम्भव है कि एक्सेल वर्कशीट पंक्तियों (Rows) और कॉलमों में बंटी होती है। हम किसी पंक्ति को एक रिकॉर्ड (Record) और किसी कॉलम को एक फील्ड (Field) मानकर उनमें डाटा भर सकते है और डाटाबेस बना सकते है। 

एक्सेल में बनाए गए डाटाबेस के साथ कई शर्तें लगी होती है, जैसे रिकॉर्डों की संख्या एक सीमा से अधिक नहीं होनी चाहिए, कॉलमों (फील्डों) की लम्बाई भी 245 चिन्हों से अधिक नहीं होनी चाहिए आदि-आदि। इसलिए एक्सेल का उपयोग हर प्रकार का डाटाबेस बनाने के लिए नहीं किया जा सकता है। उसके लिए किसी डाटाबेस पैकेज, जैसे एमएस-एक्सेल (MS-Access) या फॉक्सप्रो (FoxPro) का उपयोग करना चाहिए। फिर भी हम एक्सेल में साधारण डाटाबेस बना सकते है और डाटाबेसों पर की जाने वाली कई क्रियाएँ भी कर सकते है। इस आर्टिकल के द्वारा हम एमएस-एक्सेल में साधारण डाटाबेस बनाने और उन पर विभिन्न क्रियाएँ करने के बारे में जानेंगे जिनके बारे में हम निम्नलिखित अनुसार है :-

डाटाबेस क्या है? (What  is Database in Hindi?) :-

 डाटाबेस सूचनाओं (या डाटा) का एक ऐसा व्यवस्थित संग्रह (Organized Collection) होता है। जिसमें हम किसी भी सूचना को सरलता से प्राप्त कर सकते है। कोई टेलीफ़ोन डायरेक्टरी सरल डाटाबेस का एक अच्छा उदाहरण है। इसकी हर पंक्ति में तीन सूचनाएँ होती है- नाम, पता और टेलीफ़ोन नं. डाटाबेस की शब्दावली में इसकी प्रत्येक पंक्ति को एक रिकॉर्ड (Record) कहा जा सकता है। हर रिकॉर्ड में जितनी सूचनाएँ होती है, उन्हें डाटा फील्ड (Data Field) या केवल फील्ड (Field) कहा जाता है। प्रत्येक फील्ड का एक निश्चित नाम होता है, जिससे उसे पहचाना जाता है। डाटाबेस में हर रिकॉर्ड का स्थान निश्चित होता है। इस प्रकार टेलीफ़ोन डायरेक्टरी के डाटाबेस में तीन फील्ड तथा हजारों रिकॉर्ड होते है। 

excel worksheet database
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यो तो डाटाबेस कई प्रकार का होता है, परन्तु इसका सबसे सरल और प्रचलित रूप सारणियों (Tables) की तरह होता है। ऐसी प्रत्येक सारणी में एक निश्चित संख्या में फील्ड होता है और हर रिकॉर्ड में सभी फील्ड भरे होते है, भले ही उसमें शून्य (Zeros) या खाली स्थान (Spaces) भरे हो। एक्सेल वर्कशीट में भी हम केवल इसी तरह के डाटाबेस बना सकते है और उनका उपयोग कर सकते है। एमएस-एक्सेल डाटाबेसों में प्रयोग किए जाने वाले कुछ शब्द और उनका तात्पर्य इस प्रकार है :-

डाटाबेस रेंज क्या है ? (Database Range):-

किसी वर्कशीट की जिस रेंज में डाटाबेस बना होता है। उस डाटाबेस रेंज कहा जाता है। एमएस-एक्सेल ज्यादातर स्वंय ही डाटाबेस रेंज तय कर लेता है। वैसे आप चाहें तो उसे बदल भी सकते है। ऐसी स्थिति में केवल रेंज में आने वाले रिकॉर्डों पर ही क्रियाएँ की जाएंगी। 

डाटाबेस रिकॉर्ड क्या है ? (Record) :-

एक्सेल में डाटाबेस रेंज की प्रत्येक पंक्ति (Row) को एक रिकॉर्ड माना जाता है। डाटाबेस रेंज की पहली पंक्ति में हमेशा कॉलमों के शीर्षक (Column Label) भरे जाने चाहिए, जिनका प्रयोग एक्सेल डाटाबेस के फील्ड नामों (Field Names) की तरह करता है। इन फील्ड नामों में बीच में रिक्त स्थान (Space) भी हो सकता है। 

डाटाबेस फील्ड क्या है ? (Field) :-

एमएस-एक्सेल में किसी डाटाबेस के प्रत्येक कॉलम को एक फील्ड कहा जाता है। प्रत्येक अकेले सैल को भी फील्ड माना जाता है। आप किसी फील्ड में टेक्स्ट, संख्या, तरीखें, फंक्शन और फॉर्मूले भर सकते है। जब किसी फील्ड में कोई फंक्शन या फार्मूला भरा होता है, तो उसे गणनाकृत फील्ड (Computed Field) कहा जाता है। उदाहरण के लिए यदि आपने एक फील्ड ‘Total Pay’ बनाया है और कोई दूसरा फील्ड ‘Deduction’ है, तो आप Net Pay नाम का एक तीसरा फील्ड भी बना सकते है, जिसके मान की गणना उन दो फील्डों के आधार पर की गयी हो। 

एक्सेल में डेटाबेस कैसे बनाएं (Creating a Database) :-

डाटाबेस बनाते समय प्रत्येक मद (Item) या सूचना के लिए एक अलग फील्ड बनाना चाहिए, यदि आप उसका अलग संदर्भ देना चाहते है। उदाहरण के लिए, यदि आप रिकॉर्डों को प्रथम नाम (First Name) तथा कुल नाम (Surname) के आधार पर छांटना चाहते है, तो ये दोनों फील्ड अलग-अलग होने चाहिए। केवल नाम (Name) फील्ड बनाने से ऐसा नहीं किया जा सकता है। 

डाटाबेस बनाने का सबसे सरल तरीका यही है कि पहले एक पंक्ति (Row) में सभी फील्डों के नाम भी लिए जाएं। फिर उनके नीचे डाटा प्रविष्ट किया जाता है। कॉलमों की चौड़ाई या तो पहले ही तय की जा सकती है या बाद में ठीक कर सकते है। 

डाटाबेस में डाटा भरना (Entering Data) :-

एक्सेल डाटाबेस में डाटा आप उसी तरह भर सकते है, सुधार सकते  है तथा फॉर्मेट कर सकते है, जैसे किसी साधारण वर्कशीट या सैल में करते है। इसके अलावा एक्सेल की डाटा फॉर्म (Data Form) सुविधा का भी उपयोग कर सकते है। आप किसी भी विधि से डाटा भर रहे हो, कुछ सावधानियां रखना आवश्यक है। एक एक्सेल में फील्ड टाइप (Field Type) जैसी कोई सुविधा नहीं होती, इसलिए किसी भी फील्ड में टेक्स्ट, संख्याएँ या तारीख़ भरी जा सकती है। इससे कभी कभी समस्या पैदा हो सकती है, क्योंकि यदि आप किसी संख्या को टेक्स्ट की तरह दिखाना चाहते है और उसके प्रारम्भ में शून्य आते है, तो एक्सेल उन शून्यों को नहीं दिखाएगा। उदाहरण के लिए, सभी एस.टी.डी. कोड शून्य से प्रारम्भ होते है। उन्हें सही-सही दिखाने के लिए उनको टेक्स्ट के रूप में भरना पड़ेगा अर्थात उनसे पहले एक एपोस्ट्रोफी (Apostrophe) टाइप करनी होगी। 

दो, यदि आप किसी फील्ड में संख्याएँ, टेक्स्ट, तारीख़ आदि सभी को मिला देते है, तो एक्सेल आपको इसकी कोई चेतानवी नहीं देता। लेकिन आप ध्यानपूर्वक देखकर इस लगती का पता लगा सकते है। सामान्यतया एक्सेल में संख्याओं को दाएं से लगाकर और टेक्स्ट आदि को बायीं ओर से सटाकर दिखाया जाता है। अंत: यदि आपने सैलों को विशेष तरह से फॉर्मेट न किया हो तो मिश्रण की गलती को पहचाना जा सकता है। 

डाटाबेस में रिकॉर्ड जोड़ना (Adding Records) :-

किसी नए रिकॉर्ड को अपने डाटाबेस के अंतिम रिकॉर्ड के नीचे जोड़ते है, यह कार्य आप या तो साधारण वर्कशीट की तरह करते है या डाटा फॉर्म की सहायता से ऐसा करते है, जो नए रिकॉर्ड को अंतिम रिकॉर्ड के ठीक नीचे जोड़ देता है। 

इसी तरह यदि आप बीच में कोई नया रिकॉर्ड जोड़ना चाहते है, तो उस स्थान पर एक खाली पंक्ति डालकर वैसा कर सकते है। इससे आगे के सभी रिकॉर्ड नीचे सरका दिए जाएंगे। 

ऊपर की दोनों क्रियाएँ करने में तब तक कोई समस्या नहीं होती है, जब तक आपका डाटाबेस उसकी पहले से परिभाषित डाटा रेंज के भीतर-भीतर रहता है। लेकिन यदि आप डाटा रेंज के नीचे के सैलों में कुछ भर चुके है तो नए रिकॉर्ड जोड़ना असुविधाजनक होगा और डाटा फॉर्म तो ऐसी स्थिति में ‘डाटाबेस बढ़ाया नहीं जा सकता’ (Cannot Extend Database) संदेश देगा। ऐसी स्थिति में आपको डाटा रेंज बढ़ानी पड़ेगी अर्थात अंतिम रिकॉर्ड के बाद आवश्यक संख्या में खाली पंक्तियों जोड़नी होंगी। 

यदि आप कोई नया फील्ड डाटाबेस में जोड़ना चाहते है तो सरलता से ऐसा कर सकते है। इसके लिए या तो डाटा रेंज के अंतिम कॉलम से अगले कॉलम में यह फील्ड बना लीजिए या फिर बीच में किसी स्थान पर नया कॉलम डालकर उसमें फील्ड बना सकते है। एक्सेल ऐसी स्थिति में डाटा रेंज को स्वंय सुधार लेगा। 

डाटा फॉर्मों का उपयोग (Using Data Forms) :-

किसी एक्सेल डाटाबेस में डाटा भरने रिकॉर्ड देखने तथा ढूंढ़ने के लिए डाटा फॉर्म बहुत सुविधाजनक होते है। ये ऐसे डायलॉग बॉक्स है, जिनमें फील्डों के नाम, टेक्स्ट-डाटा भरने के डाटा बॉक्स तथा कुछ बटन होते है। डाटा रेंज का कोई सैल चुनकर Data मेन्यू में Form आदेश देने पर डाटा फॉर्म स्वत: ही बना दिया जाता है और आपकी स्क्रीन पर दिखाया जाता है। 

data menu in excel
data menu in excel

डाटाबेस के लिए डाटा फॉर्म दिखाया गया है। डाटा फॉर्म के Find Prev तथा Find Next बटनों का उपयोग क्रमश: पिछले और अगले रिकॉर्ड को देखने में किया जाता है। डाटा फॉर्म में टेक्स्ट बॉक्स की चौड़ाई और इसी कारण डाटा फॉर्म की चौड़ाई डाटाबेस के सबसे चौड़े फील्ड पर निर्भर करती है। अंत: यदि आपके डाटाबेस में कोई फील्ड बहुत बड़ा है, तो डाटा फॉर्म भी काफी बड़ा होगा और यह भी हो सकता है कि वह आपकी स्क्रीन पर आए ही नहीं। इसी प्रकार यदि फील्डों की संख्या अधिक है, तो हो सकता है कि सभी फील्ड डाटा फॉर्म पर दिखायी न पड़े। समस्या यह है कि ऐसी स्थिति में आप फील्डों को स्क्रॉल भी नहीं कर सकते है। 

डाटाबेस में डाटा फॉर्म द्वारा रिकॉर्ड जोड़ना तथा सुधारना (Adding and Editing Records With Data Form) :-

डाटा फॉर्म के द्वारा एक नया रिकॉर्ड जोड़ने के लिए New बटन क्लिक कीजिए या अंतिम रिकॉर्ड तक स्क्रॉल कीजिए, जो कि खाली होगा। अब आप इसमें अपनी इच्छानुसार डाटा भर सकते है। यह ध्यान रहे कि सही प्रकार का डाटा ही भरे। आप चाहें तो किसी फील्ड को खाली भी छोड़ सकते है। 

किसी रिकॉर्ड को सुधारने के लिए या तो स्क्रॉल करके या अन्य किसी तरह उस रिकॉर्ड को डाटा फॉर्म में लाइए और सामान्य तकनीकों द्वारा सम्पादित कीजिए, जिन फील्डों की गणना दूसरे फील्डों के मान पर निर्भर है, उन्हें आप सम्पादित नहीं कर सकते। इसी तरह डाटा फॉर्म में आप किसी फील्ड को बोल्ड या अन्य प्रकार से फॉर्मेट नहीं कर सकते। यह कार्य केवल वर्कशीट में किया जा सकता है। 

data form (एक्सेल में डेटाबेस कैसे बनाएं??)
data form (एक्सेल में डाटाबेस कैसे बनाएं??)

डाटा फॉर्म द्वारा किसी रिकॉर्ड में किए गए परिवर्तन वर्कशीट में तब तक दिखायी नहीं देंगे, जब तक आप उस रिकॉर्ड को छोड़कर दूसरे रिकॉर्ड पर न पहुँच जाए या डाटा फॉर्म बंद न कर दीजिए। साथ ही साथ परिवर्तन केवल कंप्यूटर की रैम (RAM) में ही रहेंगे, जब तक आप वर्कशीट को सुरक्षित (Save) न कर दीजिए। इसलिए डाटा को सुरक्षित रखने के लिए वर्कशीट Save कर देनी चाहिए। 

डाटाबेस में डाटा फॉर्म द्वारा रिकॉर्ड हटाना (Deleting Records with Data Form) :-

किसी रिकॉर्ड को हटाने के लिए पहले उसे डाटा फॉर्म में लाइए और फिर Delete बटन क्लिक कीजिए। ऐसा करने पर पहले आपसे रिकॉर्ड हटाने की पुष्टि की जाएगी, जिसके बाद उसे हटा दिया जायेगा। रिकॉर्ड हटाने के कार्य को आप Undo नहीं कर सकते है। यह कार्य केवल वर्कशीट में किया जा सकता है। 

एक साथ कई रिकॉर्ड हटाने के  लिए आप ऑटो फ़िल्टर (Auto Filter) सुविधा का लाभ उठाकर Delete कर सकते है।

डाटाबेस में रिकॉर्ड ढूँढना (Searching Records) :-

आप डाटा फॉर्म का उपयोग किसी शर्त को पूरा करने वाले रिकॉर्ड ढूंढने और एक-एक करके देखने या सम्पादित करने में कर सकते है। उदाहरण के लिए, यदि आप रिकॉर्ड देखना या सम्पादित करना चाहते है, तो पहले डाटा फॉर्म में Crieria बटन क्लिक कीजिए। इसके उत्तर में आपका डाटा फॉर्म खाली हो जायेगा और Criteria डायलॉग बॉक्स का रूप ले लेगा। इस डायलॉग बॉक्स में आप अपनी शर्तें भर सकते है। 

searching records (एक्सेल में डेटाबेस कैसे बनाएं??)
searching records (एक्सेल में डाटाबेस कैसे बनाएं??)

आप निम्नलिखित तुलना ऑपरेटरो (Comparison Operators) का उपयोग केवल संख्याओं या तिथियों के लिए कर सकते है:-

=बराबर 
>अधिक (Greater than)
<कम (Less than)
>=अधिक या बराबर (Greater than or equal to)
<=कम या बराबर (Less than or equal to)
<>बराबर नहीं (Not equal to)

यदि आप किसी फील्ड में बराबर चिन्ह (=) भरेंगे और उसके सामने कुछ नहीं भरेंगे, तो ऐसे रिकॉर्डों को ढूढ़ा जाएगा, जिसमें वह फील्ड खाली हो। 

सभी आवश्यक शर्तें भरने के बाद इस डायलॉग बॉक्स के Find Prev और Find Next बटनों को क्लिक करके आप उन शर्तों को पूरा करने वाले अगले-पिछले रिकॉर्डों को देख सकते है। इस डायलॉग बॉक्स के Close बटन को क्लिक करने से आप शर्तों वाले डायलॉग बॉक्स से वापस डाटा फॉर्म में आ जाते है और Clear बटन का उपयोग पहले तय की हुई शर्तें रदद् करने के लिए किया जाता है, ताकि आप नयी शर्तें भर सकें। Form बटन क्लिक करने से Criteria डायलॉग बॉक्स समाप्त होकर फिर से डाटा फॉर्म बन जाता है। 

आप शर्तें भरने में वाइल्ड कार्ड ‘*’ तथा ‘?’ का भी प्रयोग कर सकते है। इन पर सभी सामान्य नियम लागू होते है। ऐसी स्थिति में कोई ऑपरेटर देने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप ठीक-ठीक मिलने वाले टेक्स्ट फील्ड ही चाहते है तो ‘=’ का प्रयोग कर सकते है। 

डेटाबेस में फ़िल्टर  का उपयोग (Using Filters) :-

एक्सेल में डाटाबेस में रिकॉर्ड ढूंढने में फ़िल्टर की सुविधा बहुत उपयोगी होती है। फ़िल्टर की सुविधा दो रूपों में उपलब्ध है- ऑटोफ़िल्टर (Auto Filter) तथा एडवांस्ड फ़िल्टर (Advanced Filter).

जब आप Data मेन्यू में Filter आदेश देते है और उसके मेन्यू में AutoFilter को चुनते है, तो एमएस-एक्सेल आपके डाटाबेस के प्रत्येक फील्ड (या कॉलम) में अलग अलग तरह की प्रविष्टियां ढूंढता है और उन्हें सूचीबद्ध (List) कर देता है। उदाहरण के लिए, ऊपर के डाटाबेस में उसे Designation फील्ड में 8 अलग-अलग पदों के नाम मिलते है और Scale के कॉलम में 5 अलग-अलग मान होते है। इसी प्रकार प्रत्येक कॉलम के लिए किया जाता है। 

जब आप किसी कॉलम की ड्राप डाउन लिस्ट को उसके तीर को क्लिक करते खोलते है, तो लिस्ट में  सभी अलग-अलग प्रविष्टियों के साथ 5 अन्य विकल्प भी होते है- (All), (Top 10), (Custom), (Blanks) तथा (NonBlanks) . 

filter (एक्सेल में डेटाबेस कैसे बनाएं??)
filter (एक्सेल में डाटाबेस कैसे बनाएं??)

किसी कॉलम में (All) विकल्प चुनने पर उस कॉलम के आधार पर कुछ भी फ़िल्टर नहीं किया जाता। अंत: यदि आप प्रत्येक कॉलम में (All) विकल्प चुन लें, तो आपने डाटाबेस के सभी रिकॉर्ड देख सकते है। प्रारम्भ में सभी कॉलमों में यह विकल्प चुना हुआ होता है। 

autofilter record (एक्सेल में डेटाबेस कैसे बनाएं??)
autofilter record (एक्सेल में डेटाबेस कैसे बनाएं??)

(Top 10) विकल्प उस कॉलम की सबसे ऊपर की 10 प्रविष्टियों के अलावा अन्य रिकॉर्डों को छोड़ देता है। उदाहरण के लिए, Width कॉलम में इस विकल्प द्वारा सबसे बड़ी 10 प्रविष्टियों के रिकॉर्ड देखे जा सकते है। 

autofilter database (एक्सेल में डेटाबेस कैसे बनाएं??)
autofilter database (एक्सेल में डाटाबेस कैसे बनाएं??)

यदि किसी कॉलम में कोई प्रविष्टि खाली होगी। इसी तरह (Non Blanks) चुनने पर उस कॉलम में केवल भरे हुए फील्ड वाले रिकॉर्ड दिखाए जाएंगे। 

आप एक साथ दो कॉलमों के फ़िल्टरों को एक साथ मिला भी सकते है। उदाहरण के लिए, आप Scale कॉलम में 2 तथा Pronote कॉलम में (Non Blanks) विकल्प चुनकर केवल उन रिकॉर्डों को देख सकते है। जिनमें स्केल 2 है तथा Pronote शून्य से अधिक है। 

फ़िल्टर सुविधा में एक अन्य विशेषता भी है, वह है (Custom) विकल्प। इस विकल्प के द्वारा आप किसी कॉलम की प्रविष्टियों की रेंज (Range) दे सकते है। उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते है कि 10000 से अधिक किन्तु 15000 से कम वाले रिकॉर्ड ही दिखाए जाएं, तो इस कॉलम में (Custom) विकल्प को चुनिए। इससे आपकी स्क्रीन पर कस्टम ऑटोफ़िल्टर का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में पहले ऑपरेटर की ड्राप डाउन लिस्ट से Is greater than ऑपरेटर चुनिए  और उसके आगे 10000 टाइप कीजिए। इसी तरह दूसरे ऑपरेटर की ड्राप डाउन से Is less than or equal to ऑपरेटर चुनिए और उसके सामने 15000 भरिए। इन दोनों शर्तों के बीच AND रेडियो बटन को सेट कीजिए। 

सभी सेटिंग करने के बाद OK बटन को क्लिक कीजिए, जिससे आपके डाटाबेस के वे ही रिकॉर्ड दिखाए जाएंगे, जो इन शर्तों को पूरा करेंगे। 

इसी प्रकार आप कितनी भी प्रकार की शर्तें बना सकते है और अपने इच्छित रिकॉर्ड देख सकते है। 

ऑटोफ़िल्टर सुविधा का उपयोग करने के बाद सभी रिकॉर्डों को देखने की दो विधियां है, पहली विधि यह है कि आप Data मेन्यू के Filter आदेश के मेन्यू में Show All विकल्प चुन लीजिए। इससे फ़िल्टर की सुविधा बनी रहेगी, लेकिन रिकॉर्ड सभी दिखाए जाएंगे। दूसरी विधि यह है कि आप ऑटोफ़िल्टर सुविधा को ही समाप्त कर दीजिए। इसके लिए Data मेन्यू के Filter आदेश के मेन्यू में AutoFilter विकल्प को फिर से क्लिक करके उसके सामने लगे सही के चिन्ह को हटा दीजिए। इससे ऑटोफ़िल्टर सुविधा समाप्त हो जाएगी और डाटाबेस के सभी रिकॉर्ड सामान्य रूप में दिखायी पड़ने लगेंगे। 

डाटाबेस को छांटना (Sorting Database) :-

कई बार हमे अपना डाटाबेस किसी विशेष क्रम में छांटने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, डाटाबेस को हम नामों के वर्णमाला क्रम (Alphabetic Order) के बढ़ते हुए क्रम में छांट सकते है। यह कार्य एक्सेल में अग्रलिखित चरणों में सरलतापूर्वक किया जा सकता है :-

  1. डाटाबेस के जिस कॉलम या फील्ड को आप छांटने की कुंजी (Sort Key) बनाना चाहते है, उसके किसी एक सैल को क्लिक करके सक्रिय कीजिए, उदाहरण के लिए यदि आप P.F.No. के बढ़ते हुए क्रम में छांटना चाहते है, तो उस कॉलम के किसी एक फील्ड को क्लिक कीजिए। 
  2. अब स्टैण्डर्ड टूल बार में Sort Ascending बटन, जिस पर A के नीचे Z छपा रहता है, को क्लिक कीजिए। आप देखेंगे कि आपका डाटाबेस बढ़ते हुए क्रम में छांट दिया गया है। 
sorting database (एक्सेल में डेटाबेस कैसे बनाएं??)
sorting database (एक्सेल में डाटाबेस कैसे बनाएं??)

यदि आप डाटाबेस की कुंजी फील्ड के घटते हुए क्रम में छांटना चाहते है, तो आपको Sort Descending बटन को क्लिक करना होगा, जिस पर Z के नीचे A छपा रहता है। यहां सावधानी रखने की बात यह की आपके कुंजी फील्ड का केवल एक सैल सक्रिय करने के बजाय एक से अधिक सैलों की कोई रेंज चुनी ली है, तो केवल उतना चुना हुआ डाटा ही छांटा जाएगा और शेष डाटा जैसा है, वैसा ही रहेगा। इससे हो सकता है कि किसी और रिकॉर्ड में चला जाए। इसलिए Sort आदेश देने से पहले सुनिश्चित कर लेना चाहिए कि आपने कुंजी फील्ड का केवल एक सैल चुना है। 

यदि आपका डाटाबेस बड़ा है और आप उसे एक से अधिक फील्डों के अनुसार छांटना चाहते है, तो ऐसा कभी भी आप केवल  एक बार में कर सकते है। उदाहरण के लिए, मान लीजिए आप ऊपर के डाटाबेस को स्केल के घटते हुए तथा P.F.No. के बढ़ते हुए क्रम में छांटना चाहते है। इसके लिए Data मेन्यू में Sort आदेश दीजिए। ऐसा करते ही आपकी स्क्रीन पर डायलोग बॉक्स प्राप्त होगा। इस डायलॉग बॉक्स में Sort By भाग में Scale को चुनिए या भरिए तथा Descending रेडियो बटन को सेट कीजिए, अब पहले Then By भाग में P.F.No. को चुनिए और Ascending रेडियो बटन को सेट कीजिए। 

सभी सेटिंग करने के बाद OK बटन को क्लिक कीजिए। ऐसा करते आपका डाटाबेस इच्छित क्रम में छांट दिया जाएगा।

एक्सेल डाटाबेस में आप अधिक से अधिक तीन कुंजी फील्ड दे सकते है। 

डाटाबेस में अनुयोग जोड़ना (Adding Subtotals to Database) :-

यदि आपका डाटाबेस किसी कुंजी फील्ड के अनुसार छांटा हुआ है, तो एक्सेल में आप उसमें आसानी से अनुयोग जोड़ सकते है। इसके लिए Data मेन्यू के Subtotal आदेश का प्रयोग किया जाता है। यह आदेश देते ही आपके स्क्रीन पर Subtotal का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। मान लीजिए आप ऊपर के डाटाबेस में स्केल के परिवर्तन पर अनुयोग देना चाहते है, तो सबटोटल के डायलॉग बॉक्स में पहले ड्राप डाउन लिस्ट बॉक्स में Scale को चुनिये और Use Function ड्राप डाउन लिस्ट बॉक्स में Sum को चुनिए। इसके बाद Add Subtotal to लिस्ट बॉक्स में उन संख्यात्मक फील्डों के सामने क्लिक करके सही का चिन्ह लगाइये, जिनका योग आप करना चाहते है, तो सेटिंग से कर सकते है। 

सभी आवश्यकता सेटिंग करने के बाद OK बटन को क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही आपके डाटाबेस में बताए हुए अनुसार अनुयोग जोड़ दिए जाएंगे। सबसे नीचे पूर्ण योग (General Total) भी दिया जाता है। 

यदि आप केवल अनुयोगों को ही देखना चाहते है तथा मूल डाटा को छिपाना चाहते है तो बाएं कॉलम में ऋण चिन्ह (-) वाले बॉक्सों को क्लिक कीजिए, जो क्लिक करते ही धन चिन्ह (+) में बदल जाएंगे और मूल डाटा छिप जाएगा। 

यदि आप डाटाबेस से अनुयोगों हो हटाना चाहते है, तो Data मेन्यू में Subtotal आदेश दीजिए, जिससे आपको उसका डायलॉग बॉक्स प्राप्त होगा। उस डायलॉग बॉक्स में Remove All बटन को क्लिक कीजिए, इससे सभी अनुयोग हट जायेंगे और आपका डाटाबेस मूल रूप से आ जायेगा। 

निष्कर्ष :-

हमें उम्मीद है की आपको हमारा यह आर्टिकल एक्सेल में डेटाबेस कैसे बनाएं?? जरूर पसंद आया होगा। हमारी हमेशा यही कोशिश होती है की आपको हर विषय पर सम्पूर्ण जानकारी प्रदान करवाए। हमारे इस आर्टिकल के जरिये आपको MS-EXCEL डेटाबेस से संबंधित पूर्ण जानकारी मिल गई होगी । अगर अभी भी MS-EXCEL को लेकर अगर आपके मन में कोई प्रश्न हो तो आप हमे कमैंट्स के जरिये बता सकते है हम आपके हर प्रश्न का उत्तर देने की कोशिश करेंगे ।
Source: MS-EXCEL
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