मेल मर्ज क्या है? और मेल मर्ज के स्टेप्स कौन से है?

मेल मर्ज क्या है? और मेल मर्ज के स्टेप्स कौन से है? अगर आप भी एमएस-वर्ड के इस फीचर्स को लेकर दुविधा में है, तो हमारा ये लेख आपके लिए ही है। इस लेख में हमने मेल मर्ज क्या है के अलावा मेल मर्ज के स्टेप्स जैसे मुख्य दस्तावेज़, डाटा स्रोत, मेल-मर्ज प्रोजेक्ट तैयार करना, मेल-मर्ज हेल्पर का उपयोग करना, डाटा स्रोत बनाना, डाटा स्रोत को सम्पादित करना, डाटा स्रोत को सम्पादित करना इन बिन्दुओ को विस्तार से बताया है। तो आइये जानते है मेल मर्ज के बारे में।

मेल मर्ज क्या है?

एमएस-वर्ड की मेल मर्ज सुविधा द्वारा आप अपना कोई पत्र अनेक व्यक्तियों को भेज सकते है अथवा कुछ सूचनाएँ बदलते हुए किसी दस्तावेज़ की अनेक प्रतिया निकल सकते है। इस कार्य में दो फाइल्स में  से सूचनाएँ लेकर उन्हें आपस में मिलाया जाता है या विलय (Merge) किया जाता है।  उदाहरण के लिए, एक फाइल, जिसे डाटा फाइल या डाटा स्रोत (Data Source) कहते है, में दी गयी नाम- पतों की सूची का विलय दूसरी फाइल, जिसे फॉर्म लैटर या मुख्य दस्तावेज़ (Main Document) कहते है , से करके आप कई व्यक्तियों के लिए अलग अलग पत्र निकल सकते।   सुविधा से आप लिफाफों पर चिपकाये जाने वाले पते (Labels), सूची पत्र (Catalogs) या विभिन्न प्रकार के फॉर्म भी छाप या प्रिंट भी कर सकते है।
इसमें पहले मुख्य दस्तावेज़ तैयार किया जाता है।  उसमे जो सूचनाएँ बदलती रहती है, उन्हें छोड़कर अन्य समस्त सामग्री तेरा कर ली जाती है।  फिर डाटा स्रोत तैयार किया जाता है, जिसमे बदलने वाली सूचनाएँ सारणी के रूप में होती है। ऐसी सारणी के प्रत्येक कॉलम या फिल्ड का कोई नाम रखा जाता है। जिन्हे फिल्ड नाम कहते है। अंत में, मुख्य दस्तावेज में डाटा स्रोत से डाटा लेन के लिए उसके फिल्ड नामों को उचित  स्थान पर लगा देते है। दोनों फाइल्स का विलय (Merge) करते समय उन डाटा फील्डों का मान मुख्य दस्तावेज़ में उनके निर्धारित स्थान पर छाप दिया जाता है।  मेल-मर्ज हेल्पर (Mail Merge Helper) प्रोग्राम द्वारा मुख्य दस्तावेज़ और डाटा स्रोत दोनों का विलय करके जो दस्तावेज़ तैयार होता है, उसे या तो उसी समय सीधे प्रिंटर पर छाप दिया जाता है या एक अलग दस्तावेज़ के रूप में स्टोर कर  लिया जाता है। मेल मर्ज को और विस्तार से समझने के लिए आइए मेल मर्ज के स्टेप्स को समझने के लिए।

मुख्य दस्तावेज़ (Main Document) :

जैसा कि पहले बताया जा चुका है, मुख्य दस्तावेज़ में आपके पत्र का मूल प्रारूप या फॉर्मेट (Format) होता है, जिसमे स्थान- स्थान पर डाटा स्रोत से लाये जाने वाले फील्डों का उल्लेख किया जाता है तथा विलय के निर्देश दिये जाते है। हम मुख्य दस्तावेज़ों  को एमएस-वर्ड  में बिना किसी कठनाई के कर सकते है। 

डाटा स्रोत (Data Source) :

डाटा स्रोत ऐसी सूचनाओं का एक व्यवस्थित संग्रह होता है, जो मुख्य दस्तावेज़ में बदलती रहती है।  उन्हें एक एमएस-वर्ड के दस्तावेज़ में एक सारणी के रूप के स्टोर किया जाता है।  एमएस-वर्ड  के मेल-मर्ज  हेल्पर प्रोग्राम द्वारा डाटा स्रोत सरलता से तैयार किया जा सकता है। इसके अतिरिक्त हम कुछ दूसरे प्रोग्रामों जैसे एमएस-एक्सेल, डी बसे।।।+, फ्लोक्सप्रो आदि द्वारा तैयार किये डाटा का भी उपयोग एमएस-वर्ड की मेल सुविधा में डाटा स्रोत के रूप में कर सकते है।  वास्तव में प्रत्येक डाटा स्रोत में, चाहे वह कहीं से भी आया हो, रिकार्ड (Record) तथा फ़ील्डो (Fields) के रूप में सूचनाऍ होती है। उसमे प्रत्येक फील्ड का कोई न कोई नाम भी होता है, जिसका सन्दर्भ देकर हम उसका उपयोग कहीं भी कर सकते है। 

मेल-मर्ज प्रोजेक्ट तैयार करना (Creating Mail Merge Project) : 

प्रत्येक नई मेल-मर्ज तैयार करने के लिए निम्नलिखित कार्य है:-

  • मुख्य दस्तावेज़ की सामग्री तैयार करना और उसकी जाँच करना। 
  • डाटा स्रोत तैयार करना। 
  • डाटा स्रोत में सूचनाऍ भरना तथा उनकी जाँच करना।  
  • मुख्य दस्तावेज़ में डाटा स्रोत के फ़ोल्डर्स के नाम डालना। 
  • डाटा स्रोत तथा मुख्य दस्तावेज़ का विलय करना तथा इससे प्राप्त होने वाले दस्तावेज़ को छपवाना। 

डाटा स्रोत में सूचनाएँ सारणी (Table) के रूप में होने के कारण आप विलय से पहले उन्हें कभी भी घटा या बढ़ा सकते है तथा सम्पादित कर सकते है।  यह आवश्यक नहीं है कि ऊपर बताये गए सभी कार्य इसी कर्म में किए जाए।  वास्तव में आप इन्हे अपनी सुविधा के अनुसार कभी भी तथा किसी क्रम में कर सकते है। यदि आपके पास कोई डाटा स्रोत पहले से है, तो उसे नये मुख्य दस्तावेज़ के डाटा स्रोत के रूप में खोलकर प्रयोग में ला सकते है। यदि यह आवश्यक नहीं है कि मुख्य दस्तावेज़ पहले ही टाइप किया जाए, लेकिन प्राय: ऐसा करना ही सुविधाजनक रहता है, क्योकि इससे आपको पता चला जाता है कि आपको कहां पर और कौन-कौन सी सूचनाएँ बदल-बदलकर डालनी है।  इससे सही और पूर्ण डाटा स्रोत बनाने में सहायता मिलती है। 

मेल-मर्ज हेल्पर का उपयोग करना (Using Mail Merge Helper) :

इस प्रोग्राम द्वारा हम चरणबध्द रूप में (Step by Step) अपनी मेल-मर्ज पर प्रोजेक्ट सरलता से तैयार कर सकते है। यदि ये अभी कार्य इस प्रोग्राम के बिना भी किये जा सकते है, लेकिन इसके माध्यम से करना कहीं अधिक सुविधाजनक है। 

इस प्रोग्राम को प्रारम्भ करने के लिए Tools मेन्यू का Mail Merge आदेश दीजिए।  इसे मेल-मर्ज हेल्पर का मुख्य डायलॉग बॉक्स खुल जायेगा, जिसमे इस कार्य को तीन मुख्य भागों या चरणों में बांटा गया है।  पहला चरण मुख्य दस्तावेज़ तैयार करने से संबंधित है, दूसरा चरण डाटा स्रोत तैयार करने के लिए है तथा तीसरे चरण में उन दोनों का विलय करके अंतिम दस्तावेज़ निकाला या प्रिंट किया जा सकता है। 

मुख्य दस्तावेज़ तैयार करने के लिए पहले भाग का Create बटन क्लिक कीजिए, इससे मुख्य दस्तावेज़ के कई विकल्प खुल जाएगा।  साधारण पत्र बनाने के लिए Form Letters विकल्प को क्लिक कीजिए।  इससे एक छोटा डायलॉग बॉक्स देकर पूछा जायेगा की पूछा आप सक्रिय विंडो को ही मुख्य दस्तावेज़ बनाना चाहते है या एक नया दस्तावेज़ खोलना चाहते है।  अपनी पसंद को चुन लीजिए, एमएस-वर्ड इससे वापस मेल-मर्ज हेल्पर के डायलॉग बॉक्स में आ जायेगा और उसमे आपके द्वारा चुने गए मुख्य दस्तावेज़ के बारे में सूचनाएँ दिखायी जा रही होंगी। 

पहले भाग के Edit Main document बटन को क्लिक करके मुख्य दस्तावेज़ की विंडो में अपना पत्र भर दीजिए, इसमें अभी आप केवल बदली जाने वाली सूचनाओं जैसे नाम, पते, सम्बोधन आदि को छोड़कर शेष सभी सामग्री भर सकते है। इस दस्तावेज़ को हार्ड डिस्क पर किसी नाम से सुरक्षित कर दीजिए। 
इस समय  आप देखेंगे कि एमएस-वर्ड विंडो में एक नया टूल बार दिखायी पड़ रहा है, जिसे मेल-मर्ज टूल बार (Mail Merge Tool Bar) कहा जाता है। इस टूल बार में मेल-मर्ज हेल्पर बटन को क्लिक करके आप फिर में मेल मर्ज हेल्पर के डायलॉग बॉक्स में आ सकते है। 

डाटा स्रोत बनाना ( Creating a Data Source) :

डाटा स्रोत तैयार करने अथवा तैयार डाटा स्रोत का उपयोग करने के लिए इस डायलॉग बॉक्स के दूसरे भाग का Get Data बटन क्लिक कीजिए।  इससे डाटा स्रोत के लिए उपलब्ध विकल्पों की सूची खुल जाएगी।  नया डाटा स्रोत बनाने के लिए आपको Create Data Source विकल्प को क्लिक करना चाहिए तथा पहले से बने हुए डाटा स्रोत का उपयोग करने के लिए Open Data Source विकल्प को चुनना चाहिए। 

इसमें यदि आप Create Data Source को चुनते है तो आपकी स्क्रीन पर Create Data Source का डायलॉग बॉक्स दिखायी देगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में ज्यादातर प्रयोग किये जाने वाले फील्डों के नाम दिए होते है।  आप इनमे से जिन फील्डों को डाटा स्रोत में रखना चाहते है। उन्हें छोड़कर बाकी सब को एक-एक करके Remove Field Name बटन को क्लिक करके हटा दीजिए। यदि आप किसी फील्ड का नाम बदलना चाहते है, तो उस फील्ड को चुनकर Field Name बॉक्स में नया नाम टाइप कर लीजिए और Add Field Name बटन क्लिक कर दीजिए। 
कोई नया फील्ड जोड़ने के लिए भी यही प्रक्रिया होती है अर्थात Field Name बॉक्स में उसका नाम टाइप कीजिए और Add Field Name बटन को क्लिक कीजिए। इसे वह फील्ड सबसे नीचे जुड़ जायेगा। 

फील्डो का कर्म बदलने के लिए आप किसी फील्ड को चुनकर दायीं ओर बने Move के तीरों को क्लिक करते हुए उसे ऊपर-नीचे ले जा सकते है। 
डाटा स्रोत के फील्ड तैयार हो जाने के बाद उस डाटा फाइल को सुरक्षित (Save) करने के लिए Ok बटन को क्लिक कीजिए। इससे आपको Save Data Source का डायलॉग बॉक्स की तरह ही ओपन होगा।  इस डायलॉग बॉक्स में आप डाटा स्रोत फाइल का नाम भरिए तथा उस फोल्डर को चुनिए, जिसमे इसे सुरक्षित करना है। इसके बाद OK बटन क्लिक कर दीजिए।  इससे डाटा स्रोत फाइल सुरक्षित हो जाएगी और आप वापस मेल-मर्ज हेल्पर में रिकॉर्ड भर सकते है या मुख्य दस्तावेज़ को सम्पादित कर सकते है। यदि आप इस समय मेल-मर्ज हेल्पर के बॉक्स में न हो, तो मेल-मर्ज टूल बार में इसके बटन को क्लिक कीजिए। 

डाटा स्रोत खोलना (Opening a Data Source) :

किसी बने हुए डाटा स्रोत का उपयोग करने के लिए मेल-मर्ज हेल्पर के डायलॉग बॉक्स में Get Data बटन की  ड्राप-डाउन लिस्ट में Open Data Source विकल्प को चुनिए। Open Data Source का डायलॉग बॉक्स ओपन जायेगा, जो साधारण Open डायलॉग बॉक्स की तरह ही है। 
इसमें आप बने हुए डाटा स्रोत के नाम को चुनकर OK बटन को क्लिक कीजिए। इससे वह दस्तावेज़ खोल दिया जायेगा और आप वापस मेल-मर्ज हेल्पर के डायलॉग बॉक्स में पहुंच जायेगा। 
यदि आप किसी दूसरे प्रोग्राम जैसे एमएस-एक्सेल, डी बसे आदि में बने डाटा स्रोत का उपयोग करना चाहते है, तो Open Data Source के डायलॉग बॉक्स में दस्तावेज़ टाइप वैसा ही चुनिए और उस फाइल के फोल्डर में आकर उसके नाम को क्लिक कीजिए।  इससे बताया गया डाटा स्रोत ही उपयोग में लाया जायेगा। 

डाटा स्रोत को सम्पादित करना (Editing the Data Source) :

मेल-मर्ज हेल्पर के डायलॉग बॉक्स में इस समय डाटा स्रोत दस्तावेज़ का नाम Get Data बटन के निचे दिखाया जा रहा होगा। यदि इस डाटा स्रोत में कोई रिकॉर्ड नहीं होगा, तो एमएस-वर्ड आपको इसकी सूचना  देगा  ताकि आप डाटा भर सके। वैसे भी कभी भी आप डाटा भर सकते है या सुधर सकते है।  इसके लिए Edit Data Source बटन को क्लिक कीजिए, इससे आपकी स्क्रीन पर Data Form का डायलॉग बॉक्स दिखायी देगा। 
इस डायलॉग बॉक्स में आपके द्वारा चुने गए सभी फ़ोल्डरों के साथ एक रिकॉर्ड दिखाया जाता है, यदि उसमें रिकॉर्ड हो। उससे अलगे-पिछले पर जाने के लिए नीचे  के भाग में बनाए गए तीर तथा Tab के बटनों का प्रोग किया जाता  है। 
कोई रिकॉर्ड दिखाया जाने पर आप उसे सुधर सकते है।  ऊपर से नीचे  फ़ोल्डरों पर पहुंचने के लिए टैब या रिटर्न दबाइए तथा नीचे से ऊपर के फ़ोल्डरों पर जाने के लिए शिफ्ट के साथ टैब दबाइए, वैसे आप माउस से क्लिक करके भी किसी फील्ड के टेक्स्ट बॉक्स में पहुंच सकते है। 
कोई नया रिकॉर्ड को डाटा स्रोत से हटाने के लिए उसे फॉर्म में लाकर डिलीट बटन को क्लिक कीजिए। 
इस प्रकार आप अपने डाटा स्रोत में सभी आवश्यक रिकॉर्ड कर दीजिए, इससे आप वापस मेल-मर्ज हेल्पर  डायलॉग बॉक्स में होंगे, जहां से अपना मुख्य दस्तावेज़ सम्पादित कर सकते है। 

मुख्य दस्तावेज़ सम्पादित करना (Editing the Main Document) : 

मेल- मर्ज के मुख्य दस्तावेज़ में निम्नलिखित वस्तुएँ होती है –

  • सामान्य टेक्स्ट 
  • विलय किय जाने वाले फील्डों के नाम, जिनका डाटा एमएस-वर्ड द्वारा डाटा स्रोत से लिया जाता है। 

मुख्य दस्तावेज़ में कोई भी टेक्स्ट एमएस-वर्ड की साधारण विशेषताओं का प्रयोग करके तैयार किया जा सकता है।  साथ ही उसे अपनी इच्छानुसार फॉर्मेट करके सजाया जा सकता है। 

  1. खाली मुख्य विंडो में ऊपर की के प्रारम्भ में Dear Mr. टाइप कीजिए। इस समय कर्सर Mr.के बाद होगा। 
  2. अब इसमें प्रथम नाम (First Name) का फील्ड जोड़ा जायेगा।  ऐसा करने के लिए मेल-मर्ज टूल बार में Insert Merge Field बटन को क्लिक कीजिए। इससे एक ड्राप डाउन लिस्ट खुल जाएगी, जिसमे सभी उपलब्ध फील्डों के नाम दिए जाते है। 
  3. आप इनमे से First Name फिल्ड को क्लिक करके चुन लीजिए, तुरंत चुना हुआ फील्ड कर्सर की जगह आ जायेगा, जिसके साथ ही उसके दोनों ओर <<>> चिन्ह एमएस-वर्ड द्वारा अपने आप जोड़ दिए जायेंगे। 
  4. इसी तरह अन्य मेल फील्ड भी दस्तावेज़ में डाल लीजिए और पूरा पत्र टाइप कर लीजिए। 

इस तरह आप कोई भी मुख्य दस्तावेज़ तैयार कर सकते है।  आप पहले दस्तावेज़ की स्थायी सामग्री भरने के बाद भी उनके बीच में मेल फील्ड डाल सकते है। इसके लिए पहले माउस पॉइंटर से क्लिक करके कर्सर या insertion point को वहां ले जाइये, जहां आप फील्ड डालना चाहते है।  अब मेल मर्ज टूल बार में insert merge field बटन को क्लिक करके फील्डों सूची खोल लीजिए और कोई भी फील्ड चुन लीजिए। 
आप मेल डाटा फील्डों को अपनी इच्छा से फॉर्मेट भी कर सकते है। आप इन को जैसा फॉर्मेट करेंगे, विलय के बाद तैयार होने वाले पत्रों में इन फील्डों की जगह आने वाला डाटा वैसा ही फॉर्मेट होगा।  यदि आप देखना चाहते है कि कोई पत्र छापने पर कैसा लगेगा, तो मेल-मर्ज टूल बार में View Merged Data बटन, जिस पर <<ABC>> छपा है, को क्लिक कीजिए, ऐसा करने पर पहला पत्र आपको दिखाई देगा। 

विलय किया हुआ दस्तावेज़ प्रिंट करना (Printing Merged Document) :

मुख्य दस्तावेज़ तथा डाटा स्रोत दोनों पूरी तरह तैयार कर लेने के बाद आप उनका विलय करके पत्र प्रिंट करना चाहेंगे।  इसके लिए पहले मेल मर्ज हेल्पर बटन को क्लिक करके इसके डायलॉग बॉक्स में आइये।  यदि आपने एक भी डाटा रिकॉर्ड भरा है।  जिसमे Merge बटन सक्रिय हो चुका होगा। 
इस डायलॉग बॉक्स में merge बटन को क्लिक कीजीए। जिससे आपकी स्क्रीन पर मर्ज का डायलॉग बॉक्स खुल जायेगा। 
यदि आप विलय से बने हुए पत्रों को सीधे प्रिंटर पर छपवाना चाहते है, तो Merge to ड्राप डाउन लिस्ट में से Printer को चुनिए और यदि उन्हें अलग से दस्तावेज़ फाइल के रूप में स्टोर करना चाहते है, तो इसमें से New Document विकल्प को चुनिए। 
यदि आप डाटा स्रोत के सभी रिकार्डो का विलय करना चाहते है, तो Records to be merged भाग में All रेडियो बटन को सेट कीजिए और यदि केवल कुछ चुने हुए  रिकार्डो का ही विलय करना है, तो यहां Form to  बटन को सेट करके उन टेक्स्ट बॉक्सों  प्रारम्भ और अन्त के  रिकार्डो की संख्या भर दीजिए। 
सभी सेटिंग करने के बाद Merge बटन को क्लिक कीजिए, इससे मेल-मर्ज की क्रिया प्रारम्भ हो जाएगी।  यदि आपने प्रिंटर पर प्रिंट का विकल्प दिया होगा, तो पत्र प्रिंट प्रारम्भ हो जायेंगे और यदि New Document का विकल्प दिया होगा, तो आप मेल-मर्ज हेल्पर के डायलॉग बॉक्स से निकलने पर उसी नये दस्तावेज़ में होंगे, जिसे आप सामान्य एमएस-वर्ड दस्तावेज़ की तरह स्टोर कर सकते है या उस पर कोई दूसरी क्रिया भी कर सकते है। 

डाटा स्रोत के रिकार्डो  को छानना (Filtering Data Source Records) : 

यदि आपका डाटा स्रोत किसी विशेष क्रम में नहीं है और आप जिन रिकार्डो का विलय करके पत्र प्रिंट करना चाहते है वे भी किसी स्थान पर एक साथ नहीं है, तो आप कुछ दी हुई शर्तों के आधार पर रिकार्डो को छान सकते है या चुन सकते है।  उदाहरण के लिए, मन लीजिए आपके डाटा स्रोत में कई शहरों के रिकॉर्ड है और आपने पत्र केवल KANPUR तथा AGRA शहर के लोगों को ही भेजना चाहते है, तो आप डाटा स्रोत से केवल इन दो शहरोँ के रिकॉर्ड चुन सकते है। इसके लिए या तो मेल-मर्ज हेल्पर के डायलॉग बॉक्स या मर्ज के डायलॉग बॉक्स में Query Options बटन को क्लिक कीजिए, इससे आपकी स्क्रीन पर क्वैरी ऑप्शंस का डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, जिसमे Filter Records टैब  को चुनिए , टैब शीट दिखाई देगी। 
इस टैबशीट में Field कॉलम के नीचे उस फील्ड का नाम चुना जाता है, जिसके आधार पर आप रिकॉर्ड छानना या चुनना है।  Comparison कॉलम के नीचे तुलना के लिए ऑपरेटर चुने जाते है तथा Compare to के नीचे उस फील्ड के नाम Value दिए जाते है जिनसे फील्ड की तुलना करनी है।  नीचे की पंक्तियों में भी इसी तरह शर्तें दी जाती है और उन शर्तों को Add या Or शब्दों से जोड़ा जाता है।  इस प्रकार शर्तें भरने के बाद OK बटन को क्लिक कीजिए , आगे आप जब भी रिकार्डो का विलय करना चाहेंगे, ये शर्तें प्रभावी रहेंगी। 

Conclusion :

 हमे उम्मीद है की आपको हमारा यह आर्टिकल मेल मर्ज क्या है? और मेल मर्ज के स्टेप्स कौन से है? आपको जरूर पसंद आया होगा। हमारी हमेशा यही कोशिश होती है कि आपको हर विषय पर सम्पूर्ण जानकारी प्रदान करवाए। अगर आपके  मन में हमारे इस आर्टिकल एमएस-वर्ड में मेल-मर्ज किस तरह करना है इस विषय  को लेकर   प्रश्न हो तो आप हमे कमैंट्स के जरिये बता सकते है हम आपके हर प्रश्न का उत्तर देने की कोशिश करेंगे। 
Source: MS-Word
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