एमएस-वर्ड में दस्तावेज़ तथा टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट कैसे करे?

एमएस-वर्ड में दस्तावेज़ तथा टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट कैसे करे?

एमएस-वर्ड में दस्तावेज़ तथा टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट कैसे करे? अगर आप MS-Word को अच्छे से जानना चाहते है तो आप बिलकुल सही जगह पे आये है। हमने इस आर्टिकल में एमएस-वर्ड में दस्तावेज़ तथा टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट कैसे करे?, के बारे में विस्तार से बात की है। जिससे आपको MS-Word से जुड़ी सभी जानकारी एक ही जगह पे मिलने वाली है इसलिए इस आर्टिकल को अंत तक जरूर पढ़े। तो आइये जानते है बिना किसी देरी के।

एमएस-वर्ड में दस्तावेज़ तथा टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट कैसे करे?

एमएस-वर्ड में आप अपने दस्तावेज़ को कई प्रकार से फ़ॉर्मेट करके उसकी सुंदरता बढ़ा सकते है. इसमें आप चिन्हों, शब्दों, पंक्तिया तथा पैराग्राफ को किसी भी तरह से सुधार कर छाप सकते है।  लाइन तथा पैराग्राफ के बीच का खाली स्थान अधिक या कम कर सकते है तथा और भी बहुत से कार्य कर सकते है। आप किसी दस्तावेज़ की स्टाइल को नोट करके उसी स्टाइल को दूसरे दस्तावेज़ों पर लागू कर सकते है। दस्तावेज़ तथा टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट करने में अधिकतर फॉर्मेटिंग टूल बार तथा फ़ॉर्मेट मेन्यू के विभिन्न विकल्पों का प्रयोग किया जाता है। 

ऑटोफॉर्मेट (Auto Format) :

एमएस-वर्ड की ऑटोफॉर्मॅट सुविधा का उपयोग करके आप एमएस-वर्ड से ही अपने दस्तावेज़ की जाँच करके उसको फ़ॉर्मेट कर देता है. इसमें यह भी व्यवस्था है कि ऑटोफॉर्मॅट अपने द्वारा किये गये सुधारों को एक-एक करके आपके सामने रखता है और आपसे पूछता है कि वे सुधर आपको स्वीकार है या नहीं।  आप उनमे से कुछ या सभी को स्वीकार कर सकते है और संतुष्ट न हों पर पूरी तरह रदद् भी कर सकते है।  इस सुविधा में आप शीर्षकों का फ़ॉर्मेट बदल सकते है तथा अन्य कई कार्य कर सकते है। 

ऑटोफॉर्मॅट सुविधा का लाभ लेने के लिए निम्नलिखित क्रियाएँ कीजिए –

  • अपना बिना फ़ॉर्मेट किया हुआ दस्तावेज़ खोल लीजिए। 
  • Format मेन्यू में Auto Format विकल्प को क्लिक कीजिए। इससे आपकी स्क्रीन पर ऑटोफॉर्मॅट का पहला डायलॉग बॉक्स दिखाई पड़ेगा। 
  • इस डायलॉग बॉक्स में दो रेडियो बटन या विकल्प है। पहले विकल्प Auto Format now को चुनने पर दस्तावेज़ एमएस-वर्ड द्वारा सीधे फ़ॉर्मेट कर दिया जाएगा।  दूसरे विकल्प Auto Format and review each change को सेट करने पर फ़ॉर्मेट करने के बाद उसे स्वीकार करने या बदलने का भी अवसर दिया जाता है। एमएस-वर्ड की सहायता के लिए आप अपने डॉक्यूमेंट का टाइप भी बता सकते है, जिसके लिए इस डायलॉग बॉक्स में नीचे की ओर एक ड्राप डाउन लिस्ट बॉक्स दिया गया है। 
  • सभी आवश्यक सेटिंग करने के बाद Ok बटन को क्लिक कीजिए, इससे ऑटोफॉर्मॅट प्रारम्भ हो जाएगा और शीघ्र ही आपका दस्तावेज़ नए फॉर्मेट में दिखाई देने लगेगा।  यदि आपने पहला विकल्प चुना है, तो प्रोराम वही समाप्त हो जाएगा और यदि दूसरा विकल्प चुना है तो ऑटोफॉर्मॅट का दूसरा बॉक्स दिया जाएगा। 
  • यदि आप सभी परिवर्तनों को स्वीकार करना चाहते है तो इस डायलॉग बॉक्स में Accept All बटन को क्लिक कीजिए, यदि सभी परिवर्तनों को रदद् करना चाहते है तो Reject All बटन को क्लिक कीजिए।  यदि आप परिवर्तनों को एक एक करके देखना और उन्हें स्वीकार या अस्वीकार करना चाहते है तो Review Changes बटन को क्लिक कीजिए। 

अगर आप इस प्रकार तैयार हुए दस्तावेज़ से किसी कारणवश संतुष्ट नहीं है तो आगे बताए गए तकनीकों से आपना मन चाहा बदलाव आप स्वंय कर सकते है। 

यदि आप एमएस-वर्ड की ऑटोफॉर्मॅट की स्टाइल में कोई परिवर्तन करना चाहते है तो ऑटोफॉर्मॅट के  पहले डायलॉग बॉक्स में Options बटन को क्लिक कीजिए। इस डायलॉग बॉक्स में कई चेक बॉक्स दिए जाते है, जो ऑटोफॉर्मॅट के विभिन्न  विकल्पों को सेट या रेस्ट करते है। आप इनमे से जिन विकल्पों को लागू करना चाहते है, उन्हें सेट रहने दीजिए और जिनको लागू नहीं करना चाहते उन्हें क्लिक करके रिसेट कर दीजिए, उचित सेटिंग करने के बाद OK बटन को क्लिक कर दीजिए, जिससे आपके द्वारा की गयी सेटिंग लागू  हो जाएगी और आप डायलॉग बॉक्स से बाहर आ जाएगी। 

फॉर्मेटिंग टूल बार (Formatting Toolbar) :

फॉर्मेटिंग टूल बार का उपयोग करके आप किसी  भी चुने हुए टेक्स्ट को बहुत आसानी से अनेक प्रकार से फॉर्मेट कर सकते है। एमएस-वर्ड का फॉर्मेटिंग टूल बार दिखाया जाता  है। प्रत्येक टूल बार की तरह इसमें भी कई बटन होते है। कौन सा बटन किस कार्य के लिए है यह जानने के लिए माउस पॉइंटर को उस बटन पर लाइए और एक सेकंड रुकिए, ऐसा करने पर उस बटन का नाम उभर आएगा।  फॉर्मेटिंग टूल बार के विभिन्न बटन दिखाए गए है और उनके नाम या उपयोग की ओर संकेत किया गया है। 

फॉर्मेटिंग टूल बार के बटनों से किसी टेक्स्ट को फॉर्मेट करना बहुत सरल है।  सबसे पहले उस टेक्स्ट  को सेलेक्ट कर लीजिए , फिर संबन्धित बटन को क्लिक कीजिए , उदाहरण के लिए, यदि आप किसी शीर्षक को बोल्ड अर्थात गहरा करना चाहते है, तो उस शीर्षक को चुनकर Bold बटन को क्लिक कीजिए। इससे शीर्षक गहरा हो जाएगा।  इसी प्रकार Italic और Underline बटनों से किसी टेक्स्ट को आप क्रमश: तिरछा और रेखांकित कर सकते है। 

यहाँ ध्यान देने योग्य बात यह है की कुछ बटनों का प्रभाव उन्हें दोबारा क्लिक करने पर समाप्त हो जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप कोई शीर्षक चुनकर उसी  क्लिक करने पर शीर्षक फिर से सामान्य हो जाएगा अर्थात उसका गहरापन गायब हो जाएगा। इस प्रकार आप दूसरे बटनों के बारे में भी समझ सकते है।  ऐसे बटनों को टॉगिल बटन (Toggle Buttons) कहा जाता है। ऐसे पाँच बटन मुख्य होते है – बोल्ड (Bold), तिरछा (Italic), रेखांकन (Underline), बुलेट लिस्ट (Bullet List) और नम्बर लिस्ट (Numbered List) . 

विशेष प्रभाव वाले एक से अधिक बटनों को किसी टेक्स्ट पर एक साथ लागू केके उन सबका सम्मिलित प्रभाव भी उत्पन्न किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी टेक्स्ट को चुनकर पहले उसे गहरा करते है, फिर तिरछा बटन भी क्लिक करते है, तो वह टेक्स्ट गहरा होने के साथ साथ तिरछा भी जो जाएगा।  इस प्रकार आप विभन्न बटनों का समूह में प्रयोग करके अनेक प्रकार के प्रभाव उत्पन्न कर सकते है। 

टेक्स्ट का फॉण्ट तथा आकार बदलना (Changing Font and Size of a Text) :

आप किसी चुने हुए टेक्स्ट का फॉण्ट (रूप) तथा आकार भी बटन सकते है। इसके लिए सबसे पहले उस टेक्स्ट को चुन लीजिए, फॉण्ट बदलने के लिए फॉर्मेटिंग टूल बार में फॉण्ट की ड्राप-डाउन लिस्ट बॉक्स के तीर के बटन को क्लिक कीजिए, जिससे फॉण्ट की लिस्ट खुल जाएगी।  आप इससे से कोई भी फॉण्ट क्लिक करके चुन लीजिए, इस लिस्ट में हाल ही में चुने गए फॉण्ट सबसे ऊपर दिखाए जाते है।  वैसे आप इस लिस्ट बॉक्स में फॉण्ट का नाम सीधे भी टाइप कर सकते है। 

इसी तरह किसी टेक्स्ट के अक्षरों का आकार बल्ने के लिए फॉर्मेटिंग टूल बार में आकर (Size) की ड्राप-डाउन लिस्ट बॉक्स में या तो आकार बताने वाली संख्या सीधे टाइप कीजिए या उस लिस्ट को खोलकर उससे से आकार चुन लीजिए। इस लिस्ट में केवल प्रमुख आकार ही दिखाए जाते है।  वैसे आप इससे कोई भी आकार जो आपके कागज़ पर छापा जा सकता हो, इससे सेट कर सकते है। 

फॉण्ट तथा बैकग्राउंड का रंग बदलना (Changing Font and Background Colour) : 

आप किस चुने हुए टेक्स्ट तथा उसके बैकग्राउंड का रंग भी बदल सकते है. इससे टेक्स्ट अधिक सुंदर लगता है।  किसी चुने हुए टेक्स्ट को दूसरे रंगो (पीला, गुलाबी, लाल, हरा आदि) में उभरने अर्थात उसके बैकग्राउंड का रंग बदलने के लिए फॉर्मेटिंग टूल बार में हाईलाइट बटन प्रयोग किया जाता है। रंग चुनने के लिए इस बटन के तीर को क्लिक कीजिए, जिससे रंगों लो पट्टी खुल जाएगी। इस पट्टी में से कोई भी रंग क्लिक करके चुन लीजिए , इससे चुना हुआ टेक्स्ट उसी तरह में उभर आएगा और वह रंग हाईलाइट बटन के ऊपर भी दिखाई देगा। 

अगली बार यदि आप किसी टेक्स्ट को उसी रंग में उभारना चाहते है, तो टेक्स्ट को चुनकर केवल उस बटन को क्लिक करना काफी है, रंगों की पट्टी खोलने की आवश्यकता नहीं है। हाईलाइट का प्रभाव समाप्त करने के लिए रंगों  की पट्टी को फिर से खोलकर उसमे से None विकल्प को चुनिए। 

इसी प्रकार किसी टेक्स्ट का रंग बदलने के लिए उस टेक्स्ट  फॉर्मेटिंग टूल बार में फॉण्ट कलर (Font Colour =० बटन के तीर को क्लिक कीजिए, जिससे रंगों की पट्टी खुल जाएगी।  इस पट्टी से कोई भी रंग क्लिक करके चुन लीजिए, इससे चुना हुआ टेक्स्ट उसी रंग में आ जाएगा और वह रंग फॉण्ट कलर बटन के ऊपर भी दिखाई देगा। 

अगल बार यदि आप किसी टेक्स्ट को उसी रंग में लगाना चाहते है तो टेक्स्ट को चुनकर केवल उस बटन को क्लिक कर दीजिए, रंगों की पट्टी खोलने की आवश्यकता नहीं है। टेक्स्ट को फिर से काले रंग में लेन के लिए रंगों की पट्टी को फिर से खोलकर उसमे से Automatic विकल्प को चुनिए। 

आप ऊपर बताई गयी सभी स्टाइलों और सुविधाओं कला विभिन्न  संयोगों  (Combinations) में प्रयोग करके सैंकड़ो प्रकार के प्रभाव उत्पन्न कर सकते है।  किस चुने हुए टेक्स्ट पर उस समय जो फॉण्ट, आकार, स्टाइल, विशेष प्रभाव आदि लागु हो रहे होते है, वे टेक्स्ट चुनते ही फॉर्मेटिंग टूल बार में दिखाए जाते है तथा टॉगिल (Toggle) बटन, जैसे बोल्ड, तिरछा आदि, यदि लागू हो रहे हो, तो दबे हुए दिखाई पड़ते है, नहीं तो सामान्य दिखाई पड़ते है। 

ऑटोफॉर्मॅट का प्रभाव यदि कोई  हो, तो उसे समाप्त कर दीजिए और फिर टेक्स्ट को फॉर्मेट  करने की निम्नलिखित क्रियाएँ कीजिए। 

फॉण्ट का डायलॉग बॉक्स (Font Dialog Box) :

आप किस टेक्स्ट को फॉर्मेट करने  ऊपर बताए गए सभी कार्य एक साथ भी सेटिंग करके कर सकते है।  इसके लिए Format मेन्यू का उपयोग किया जाता है।  टेक्स्ट के फॉण्ट से संबन्धित सेटिंग  करने के लिए पहले उस टेक्स्ट को चुन लीजिए, फिर Format मेन्यू में Font बटन को क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही आपकी स्क्रीन पर फॉर्मेट का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में टेक्स्ट के लिए फॉण्ट, आकार, स्टाइल, विशेष प्रभाव आदि चुनने की अनेक सुविधाएँ  उपलब्ध है।  इनमे कई सुविधाएँ तो ऐसी भी है, जो फॉर्मेटिंग टूल बार में भी उपलब्ध नहीं है। इतना ही नहीं आपके द्वारा चुने गए फॉण्ट तथा अन्य विकल्पों क आपके टेक्स्ट पर क्या पभाव पड़ेगा, इसका नमूना भी इस दलोग बॉक्स के नीचे के खाली भाग में दिखाया जाता है।  इसलिए इस डायलॉग बॉक्स में आप स्वतंत्रता से सभी तरह की सेटिंग कर सकते है। 

इस डायलॉग बॉक्स में तीन टैब शीट है, जिनमे से एक Font टैबशीट दिखाई गयी है। इस टैबशीट में फॉण्ट, फॉण्ट स्टाइल, आकार, रेखांकित तथा रंग चुनने के लिए अलग-अलग लिस्ट बॉक्स है, जिनमे आप अपनी पसंद से कोई भी विकल्प चुन सकते है। विशेष प्रभावों  कुछ चेक बॉक्स भी दिए गए है। आपके द्वारा चुने गए अथवा पहले से ही सेट हो चुके विकल्पों का सम्मिलित प्रभाव नीचे के Preview भाग में एक टेक्स्ट पर दिखया जाता है। 

फॉण्ट डायलॉग बॉक्स की शेष दो टैब शीटें Character Spacing तथा Text Effects अधिक महत्वपूर्ण नहीं है।  इनका प्रयोग कुछ अन्य विशेष प्रभाव उत्पन्न करने के लिए किया जाता है। 

किसी टेक्स्ट को सुपरस्क्रिप्ट (Superscript), जैसे X2 में 2 तथा सबस्क्रिप्ट, जैसे H2 O में 2 बनाने के लिए क्रमश: Superscript तथा Superscript के चेक बॉक्सों को सेट कर देना चाहिए अथवा Character Spacing की टैब शीट में क्रमश: Raised तथा Lowered को चुनना चाहिए। 

सभी प्रकार की सेंटिंग करने  इस डायलॉग बॉक्स से बाहर आने के लिए Ok बटन को क्लिक कीजिए। इससे आपके द्वारा चुने गए सभी विकल्प चुने हुए टेक्स्ट पर लागू हो जाएंगे।  यदि आप सेटिंग रदद् करके फॉण्ट डायलॉग बॉक्स से बाहर आना चाहते है, तो Cancel बटन को क्लिक कीजिए। 

दस्तावेज़ की डिजायन बनाना (Designing the Document) :

कोई भी दस्तावेज़ तैयार करना प्रारम्भ करने से पहले उसकी डिज़ायन बना लेना हमेशा अच्छा रहता है ।एमएस-वर्ड में किसी दस्तावेज़  डिज़ायन तय करने  आपको कुछ सूचनाऍ देनी पड़ती है, जैसे कागज का आकार, विभिन्न हाशिए (Margins), कागज़ का स्रोत, दस्तावेज़ का खाका (Layout) आदि। इन सूचनाओं को भरने  File मेन्यू का Page Setup क्लिक कीजिए या रूलर लाइन  को डबल क्लिक कीजिए, जिससे आपको पेज सेटअप का डायलॉग बॉक्स दिया जाएगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में कई टैब शीट (Tab Sheets) है , जिनमे से दो- Margins तथा Paper Source- अधिक महत्वपूर्ण है। Paper-Size ड्राप- डाउन बॉक्स को खोलकर उसमे से कागज़ का उचित आकार चुन सकते है। साथ में Orientation भाग में Portrait और Landscape में से किसी विकल्प बटन को क्लिक करके सेट कर सकते है। 

इस प्रकार Margins टैब शीट  विभिन्न हाशियों को सेट करते है।  किसी पेज पर आप जितना अधिक हाशिया छोड़ेगे,  टेक्स्ट सामग्री को लगाने के लिए उतना ही कम स्थान बचेगा।  इसलिए हाशिये सीमित मात्रा में ही सेट करने चाहिए, आवश्यक होने पर आप हाशिये कम या अधिक कर सकते है। 

Paper Source टैब शीट में यह बताया गया है कि दस्तावेज़ को प्रिंट करते समय कागज़ अलग-अलग टुकड़ो में कटा (Cut Sheet) हो या लगातार (Continous) स्टेशनरी के  रूप में हो। इसी तरह Layout की टैब शीट में दस्तावेज़ का लेआउट तय किया जाता है। 

पेज सेट अप के डायलॉग बॉक्स में आप अपनी इच्छानुसार सभी आवश्यक सेटिंग करके OK बटन को क्लिक कर दीजिए।  इससे आपके द्वारा की गयी सेटिंग के अनुसार एमएस-वर्ड द्वारा स्क्रीन पर दिखाई पड़ने वाला लेआउट सुधार लिया जाएगा। साथ ही डायलॉग बॉक्स भी बंद हो जाएगा। 

पैराग्राफ फॉर्मेट करना (Formatting Paragraphs) :

सामान्यतया  कोई पैराग्राफ कई वाक्यों (Sentences) का समूह होता है। लेकिन एमएस-वर्ड में पैराग्राफ एक वाक्य, एक शब्द, एक चिन्ह या खाली लाइन का भी हो सकता है, यदि उसके अन्त में पैराग्राफ चिन्ह आता है। टेक्स्ट टाइप करते समय एंटर (Enter) कुंजी दबाने से यह चिन्ह आ जाता है और एक पैराग्राफ समाप्त होकर नया पैराग्राफ प्रारम्भ हो जाता है।  सामान्यतया पैराग्राफ चिन्ह दिखाई नहीं पड़ता, परन्तु यदि  आप इसे देखना चाहते है तो स्टैण्डर्ड टूल बार में show/hide बटन को क्लिक कर दीजिए। 

कोई नया पैराग्राफ बनाना बहुत सरल है। इसके लिए आपको केवल एंटर कुंजी दबानी होगी। इसी तरीके से अर्थात दो वाक्यों के बीच में एंटर कुंजी दबाकर आप किसी पैराग्राफ को तोड़कर दो पैराग्राफ भी बना सकते है तथा लगातार दो बार एंटर दबाकर खाली लाइन का पैराग्राफ भी बना सकते है। 

यदि आप दो पैराग्राफ को मिलाकर एक करना चाहते है, तो पहले पैराग्राफ के अन्त में आये पैराग्राफ चिन्ह को हटा अर्थात Delete कर दीजिए। इससे दोनों पैराग्राफ बन जाएगा। इसी प्रकार आप खाली लाइन्स को भी हटा सकते है। 

किसी पैराग्राफ को हटाने के लिए थोड़ी सावधानी आवश्यक है. यदि आप पैराग्राफ की समाग्री को चुनकर delete बटन दबाएंगे या Cut या Delete आदेश देंगे तो वह सामग्री तो गायब हो जाएगी, लेकिन पैराग्राफ चिन्ह बना रहेगा और इसलिए खाली लाइन भी बनी रहेगी अत: या तो इस चिन्ह को भी हटा दीजिए अथवा पैराग्राफ पूरा चुनिए, पूरा पैराग्राफ चुनने के लिए माउस पॉइंटर उस पैराग्राफ में कहीं भी लाकर लगातार तीन बार क्लिक कीजिए या पैराग्राफ के बांए हाशिये माउस पॉइंटर डबल- क्लिक कीजिए। ऐसा करके Delete या Cut आदेश देने पर पुरे पैराग्राफ के साथ ही पैराग्राफ चिन्ह भी गायब हो जाएगा।

पैराग्राफ पंक्ति में लगाना (Aligning Paragraphs) :

आपके दस्तावेज़ की सुंदरता और उपयोगिता बढ़ाने के लिए कई बार यह आवश्यक होता है कि किसी पैराग्राफ की सभी लाइनो बांये हाशिये से सटाकर या लाइन के बीचों बिच या दायें हाशिए से सटाकर सेट की जाये।  यह कार्य फॉर्मेटिंग टूल बार के एलाइनमेंट (Alignment) बटनों का प्रयोग करके बहुत सरलता से किया जा सकता है. फॉर्मेटिंग टूल बार में इस कार्य के लिए 4 बटन उपलब्ध है- बायीँ ओर लगाना (Left Alignment) , बीच में लगाना (Center Alignment) , दायीं ओर लगाना (Right Alignment) तथा दोनों ओर लगाना (Justify). 

इन बटनों का प्रयोग टूल बार के दूसरे बटनों की तरह ही सरलता से किया जा सकता है।  जिस पैराग्राफ को आप व्यवस्थित  करना चाहते है, उसमे कर्सर ले जाइए, अब अपनी आवश्यकता के अनुसार ऊपर बताए गए चार बटनों  में से किसी को क्लिक कीजिए।  आप देंखेंगे कि उस पैराग्राफ की सभी पंक्तियाँ आपके द्वारा क्लिक किए गए बटन के अनुसार सेट हो गई है। बारी बारी से सभ्बटनो को क्लिक करके आप उसका प्रभाव देख सकते है।  एक साथ कई पैराग्राफ या उनके भागों को चुनकर आप यह कार्य उन सब पर एक साथ भी कर सकते है। 

इंडेंट सेट करना (Setting Idents) :

दस्तावेज़ मेंसभी पैराग्राफ़ोँ के लिए बायें-दायें के हाशिये पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स द्वारा सेट किये जाते है। परन्तु कभी- कभी किसी पैराग्राफ की सभी पंक्तिया को दूसरे पैराग्राफ की अपेक्षा थोड़ा और दायीं ओर हटाकर सेट करने (Identing) की आवश्यकता होती है।  यह कार्य भी फॉर्मेटिंग टूल बार के बटनों द्वारा सरलता से किया जा सकता है। इस टूल बार में इसके लिए दो बटन होते है- Increase Indent तथा Decrease Indent , जिनका प्रयोग हाशिए को क्रमश: एक टैब स्टॉप के बराबर अधिक तथा काम करने के लिए किया जाता है।  कोई पैराग्राफ चुनकर इन बटनों को बारी बारी से एक या दो बार क्लिक करके इनका प्रभाव देखिए। 

पैराग्राफ को थोड़ा हटाकर सेट करने का कार्य रूलर लाइन की सहायता से भी किया जा सकता है। एमएस-वर्ड विंडो में क्षैतिज रूलर लाइन को ध्यान से देखिए। इस के बाए किनारे पर दो छोटे त्रिकोण (Triangle) ऊपर- नीचे बने हुए है, उनके निचे एक छोटा या आयत बना हुआ है और दायें किनारे पर भी एक त्रिकोण बना हुआ है। इन्हे मार्कर कहा जाता है। 

इनमे से फ्सर्ट लाइन इंडेंट मार्कर का प्रयोग किसी पैराग्राफ की पहली लाइन को दायीं या बायीँ ओर हटाकर सेट करने के लिए किया जाता है।  इसी प्रकार हेंगिंग इंडेंट मार्कर का प्रयोग पैराग्राफ की शेष पंक्तियों को दायीं या बायीँ ओर हटाकर सेट करने में किया जाता है। कोई पैराग्राफ चुनकर आप इन मार्करों को माउस पॉइंटर से पकड़कर इधर-उधर खींच ले जाइए और इसका प्रभाव देखिए। 

लेफ्ट इंडेंट तथा राइट इंडेंट मार्करों  पूरे पैराग्राफ को अलग हाशिया देने में अर्थात किसी पैराग्राफ को अन्य पैराग्राफ से कम या अधिक हाशिया देने में किया जाता है। आप इन्हे माउस पॉइंटर से पकड़कर दायें या बायें सरका सकते है और पैराग्राफ को उचित स्थान पर ले जाकर सेट कर सकते है। जब आप लेफ्ट इंडेंट मार्कर को सरकाते है, तो फ्सर्ट लाइन इंडेंट और हैंगिंग इंडेंट मार्कर भी उसके साथ ही सरकते है।

लाइन स्पेसिंग (Line Spacing) :

एमएस-वर्ड में आप किसी पैराग्राफ की लाइनों की दूरी अर्थात उनके बीच का स्थान (Line Spacing) भी कम या अधिक कर सकते है।  लाइन स्पेसिंग तीन प्रकार  सकती है-एकल (Single) ,डेढ़ (One and Half) , तथा डबल (Double) . सामान्यतया पेरग्राफों में एकल स्पेसिंग की जाती है, जो डिफ़ॉल्ट मान होता है। 

लाइन स्पेसिंग बदलने के लिए या तो कर्सर को उस पैराग्राफ  में ले जाइए या ऊपर बतायी गया है। 

पैराग्राफ स्पेसिंग (Paragraph Spacing):

एमएस-वर्ड में आप दो पैराग्राफ़ोँ  के बीच का स्थान (Paragraph Spacing) भी कम या अधिक कर सकते है।  पैराग्राफ स्पेसिंग करने के लिए हमे यह बताना होता है कि किसी पैराग्राफ से पहले और उसके बाद कितना स्थान खाली छोड़ा जाएगा। इस कार्य के लिए किसी टूल बार में कोई बटन उपलब्ध नही  है। इसलिए यह कार्य पेरग्राफ़ डायलॉग बॉक्स के द्वारा किया जाता है, जिसके बारे में आगे बताया गया है। 

पैराग्राफ का डायलॉग बॉक्स (Paragraph Dialog Box) :

पैराग्राफ के संबन्ध में ऊपर बतायी गयी सभी सेटिंग  आप पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स के द्वारा एक साथ भी कर सकते है।  यह डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए Format मेन्यू में Paragraph विकल्प को चुनिए, ऐसा करते ही आपकी स्क्रीन पर पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में दो टैब शीट है, जिनमे से पहली, जो अधिक महत्वपूर्ण और उपयोगी है। इस टैबशीट में एलाइनमेंट लिस्ट बॉक्स में एलाइनमेंट (Alignment) लिस्ट बॉक्स में पैराग्राफ को एलाइन करने का विकल्प चुना जाता है। 

Indentation वाले भाग में  पैराग्राफ के बायीं ओर तथा दायीं ओर कुछ स्थान छोड़ने के लिए क्रमश: Left तथा Right के स्पिन बॉक्सों में सेटिंग है।  इसी भाग में Special लिस्ट बॉक्स में से First Line को चुनकर और उसके साथ के स्पिन बॉक्स में हाशिया सेट करके आप पहली पंक्ति के लिए विशेष इंडेंट सेट कर सकते है अथवा इसी लिस्ट में से हैंगिंग विकल्प को चुनकर और उसके साथ के स्पिन बॉक्स में हाशिया सेट करके आप शेष पंक्तियों के लिए  इंडेंट सेट कर सकते है। 

Spacing वाले भाग में पैराग्राफ से पहले तथा बाद में कुछ खाली स्थान छोड़ने के लिए क्रमश: Before तथा After के स्पिन बॉक्सों में सेटिंग की जाती है। इसी भाग में Line Spacing लिस्ट बॉक्स में से उचित विकल्प चुनकर आप लाइन स्पेसिंग भी सेट कर सकते है। 

इस दलोग बॉक्स में Preview नाम वाले आयताकार स्थान में आप सेटिंग का प्रभाव तत्काल देख सकते है।  संतुष्ट होने पर OK बटन को क्लिक कीजिए।  जिससे आपके द्वारा की गयी सेटिंग चुने हुए पैराग्राफ या पैराग्राफ़ोँ पर लागू हो जाएगी और यह डायलॉग बॉक्स बंद हो जाएगा। 

Conclusion : 

हमें उम्मीद है की आपको हमारा यह आर्टिकल एमएस-वर्ड में दस्तावेज़ तथा टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट कैसे करे? जरूर पसंद आया होगा। हमारी हमेशा यही कोशिश होती है की आपको हर विषय पर सम्पूर्ण जानकारी प्रदान करवाए। हमारे इस आर्टिकल के जरिये आपको MS-Word संबंधित पूर्ण जानकारी मिल गई होगी । अगर अभी भी MS-Word को लेकर अगर आपके मन में कोई प्रश्न हो तो आप हमे कमैंट्स के जरिये बता सकते है हम आपके हर प्रश्न का उत्तर देने की कोशिश करेंगे ।
Source: MS-Word
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